Comment organiser une tombola.

L'aspect légal, les règles à respecter.

Tout d'abord, il est très important de prendre en considération l'aspect légal de ce type d'organisation et de bien différencier une tombola d'un loto ou d'une loterie.

Contrairement à une loterie, les gains d'une tombola ne pourront pas être remportés en espèces mais uniquement en nature. Attention donc à ne pas distribuer d'argent lors de vos tombolas. Il est également interdit de proposer, en lot, des terrains et bâtiments (maisons, appartements, etc.).
La tombola doit être ouverte à tout public et respecter les règles du hasard et de neutralité dans l'attribution des lots.

Une tombola doit uniquement être organisée dans un but de bienfaisance, dans le cadre (par exemple) d'activités sportives, des arts, des écoles.

Financièrement, deux petites règles doivent être respectées :

Les frais utilisés pour l'organisation de la tombola ne doivent pas dépasser 15% du prix du billet multiplié par le nombre de billets vendus. Si vous distribuez par exemple 100 tickets de 10 euros (1000 euros de ventes), vous ne pourrez donc pas dépenser plus de 150 euros pour l'organisation de la tombola.

Il est interdit d'utiliser les bénéfices d'une tombola pour compenser les possibles pertes résultant d'une mauvaise gestion de celle-ci ou d'un exercice précédent.

La rédaction du règlement de la tombola.

Il est indispensable de rédiger un règlement. Il se peut d’ailleurs que les services communaux vous en demande une copie.

Le règlement d'une tombola doit reprendre plusieurs informations que voici :

• La date d'ouverture ainsi que la date de fermeture de la tombola.
• La nature et le type de billets émis.
• Le prix unitaire de chaque billet.
• La procédure utilisée pour tirer au sort le ou les gagnants.
• Le délais maximum accordé au(x) gagnant(s) pour retirer son lot.
• La provenance ainsi que la destination des lots mis en jeu.

L'utilisation qui sera faite des bénéfices réalisés par la tombola.
Nous vous conseillons donc de vous rapprocher de votre commune afin de vous assurer de la bonne organisation de votre tombola et du fait qu'elle respecte les exigences légales. Tout organisateur ne remplissant les règles imposées par l'état s'expose à des sanctions financières et/où administratives pouvant aller jusqu'à une amende de cent cinquante mille euros ainsi que la confiscation des lots.

En pratique.

Créer les tickets.

Un ticket de tombola doit afficher plusieurs informations et se compose de deux parties.
Une première partie que vous remettrez au participant et la deuxième que vous conserverez pour le tirage au sort.

Les informations qui y figurent sont les suivantes.
Sur les deux parties du ticket :

• Le numéro du ticket (numéro unique servant au tirage au sort).

Sur la partie remise au participant :

• Le prix du ticket de tombola.
• Le nom de l'association, de l'école, de l'organisme qui organise la tombola.
• La date du tirage au sort.

Il s'agit ici des informations obligatoires. Vous êtes en droit d'y indiquer d'autres choses comme un slogan, le premier prix, l'objectif de la tombola etc. Ce sont ces informations qui « boosteront » vos ventes.

Pour éviter que vos tickets ne soient copiés trop facilement, il existe quelques petits trucs.
Utilisez par exemple un papier personnalisé, coloré ou à motifs (il sera alors plus compliqué de le photocopier) ou un papier infalsifiable.
Utilisez une couleur d'écriture pantone fluo (la couleur orange par exemple). Ce type de coloris, lorsqu'il est photocopié/scanné, n’apparaît pas de manière similaire à l'original.
Et enfin, apposez le cachet de l'organisateur (cachet d'encre).

Pour créer des tickets, c'est très simple. Il vous est par exemple possible d'utiliser word et son outil de publipostage (vous créez un fichier excell avec une colonne numérotée de 1 à 500, par exemple) que vous reliez avec un champ « numéro » dans votre publipostage.

Certains sites internet proposent des formulaires qui permettent de générer des billets.
Nous vous proposons ici un fichier excell vous permettant de le faire très simplement.

Le générateur de ticket de tombola.

Tout d'abord, nous vous invitons à télécharger le fichier excell : Télécharger le générateur de tickets de tombola happyfete.

Il s'agit d'un document excell qui vous permet de générer et d'imprimer des tickets par lot de 60 tout en personnalisant les champs souhaités.

Ce générateur est composé de deux pages (onglets) : la page config et la page de résultat.
Pour paramétrer le ticket de tombola, il vous suffira de modifier le contenu des cellules vertes sur la page « config ». Rendez-vous ensuite sur la page 2 ( onglets en bas de page) pour imprimer le résultat de vos modifications et la première partie des billets.
Après avoir imprimé le premier lot de 60, retournez sur la page (onglet) « config » pour sélectionner le numéro « 61 » dans le champ « N° ») rendez-vous ensuite sur la deuxième page (onglet) pour imprimer la deuxième série. Et ainsi de suite pour les autres séries.

Récolter les lots.

La première étape, à ce niveau, c'est de rédiger une lettre type.
Nous vous invitons à y indiquer la cause que vous soutenez ainsi que les informations susceptibles de solliciter le don. N'oubliez pas d'indiquer le numéro de téléphone d'une personne de contact, l'adresse à laquelle déposer les lots, la date de la tombola, etc.

En cas de don, les donateurs bénéficient de réductions fiscales. Pour se faire, il vous faudra leur délivrer une attestation/un justificatif de don. Il s'agit d'un élément parfois intéressant à mentionner dans la lettre type dont nous parlions précédemment.

Enfin, voici vers qui vous tourner pour récolter un maximum de lots de tombola :

• Les petits commerçants du coin sont très souvent heureux de pouvoir contribuer à telle ou telle tombola. Contre une petite publicité au micro par exemple.
• Les grandes surfaces du quartier. Il arrive très souvent que les grandes enseignes participent aux tombolas organisées par les écoles.
• Les parcs d'attractions (musées, etc.). Demandez leur par exemple pour recevoir un certain nombre d'entrées gratuites ou de réductions.
• La mairie, les collectivités. Certaines collectivités sont très réactives à ce sujet.

Sachez qu'il est aussi possible de compléter vos lots en achetant (sur internet, par exemple) ce type de produits. Happyfete propose par exemple cela dans la partie lots de kermesse de son catalogue.

Le tirage au sort.

Le jour J, utilisez une urne et placez-y l'ensemble des talons (la partie du ticket en votre possession).
Choisissez quelqu'un de neutre pour le tirage et procédez à celui-ci.
Annoncez ensuite les numéros gagnants ainsi que le lot qui y est attribué en prenant soin de le noter (pour que les absents puissent venir récupérer leur récompense plus tard).

Nous vous souhaitons dors et déjà une bonne kermesse à tous!